Privacy Statement

Dit Privacy statement beschrijft hoe Scouting OPV-Schoonoord (hierna ook omschreven als “wij”) omgaat met persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens van natuurlijke personen die bij ons zijn ingeschreven als lid van de vereniging (“leden”) en van huurders van onze gebouwen.

Verantwoordelijke
De vereniging Scouting Nederland is verantwoordelijk voor het ledenadministratiesysteem [SOL]. Je leest alles over hun privacybeleid hier: www.scouting.nl/privacy.
De Vereniging De Oosterbeeksche Padvinders-Schoonoord (OPV-Schoonoord) is verantwoordelijk voor het correct invoeren van deze gegevens alsmede voor de administratie van de verhuur en de publicatie van de foto’s. Adres OPV-Schoonoord: Eiberstraat 19, 6883EC, VELP (GLD) (bestuur@opv-schoonoord.nl).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voorna(a)m(en), roepnaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres jeugdlid, e-mailadres ouders. Indien van toepassing naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders.
In zogenaamde “gezondheidsformulieren” verzamelen wij naast de persoonsgegevens ook gezondheidsgegevens en (bij buitenlandse kampen) informatie over paspoort of identiteitskaart.
Van de huurders verzamelen wij naam, adres en telefoonnummer van de huurder en indien van toepassing naam, adres en telefoonnummer van de organisatie waarvoor zij huren.

Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
De leiding moet altijd in contact kunnen komen met zowel de jeugdleden als hun ouders.
Het bestuur verstuurt de contributienota’s aan de ouders en moet eveneens in contact kunnen komen met de ouders. Op onregelmatige basis worden daartoe nieuwsbrieven gestuurd.
Tijdens kampen (zowel nationaal als internationaal) dient de leiding op de hoogte te zijn van relevante medische gegevens, bij buitenlandse kampen is ook info over pas/identiteitskaart nodig.
De verhuurder moet altijd contact kunnen opnemen met de huurders.

 Waar plaatsen wij deze persoonsgegevens
De persoonsgegevens van onze leden worden verwerkt in het landelijke registratiesysteem Scouts Online (SOL). De inschrijfformulieren worden bewaard bij de ledenadministratie.
De gezondheidsformulieren worden bewaard door de betreffende kampleiding (en bij buitenlandse kampen: de contactpersoon).
De informatie van de huurders wordt bewaard door onze verhuurder.
De foto’s komen op onze website in een fotoalbum; enkele foto’s publiceren we op sociale media.

Met wie delen wij deze gegevens?
Bij deelname aan regionale activiteiten moeten wij een deelnemerslijst inleveren, met daarop de namen van de deelnemende scoutingleden. Ook sommige kampterreinen vragen deelnemerslijsten.
De gezondheidsformulieren moeten soms worden ingeleverd bij het kamp in Engeland.
Overige gegevens worden niet met derden gedeeld.

Publicatie van beeldmateriaal
Tijdens de opkomsten en de kampen worden er veel foto’s en/of video’s gemaakt, die een goed beeld geven van onze activiteiten. Onze leden komen op deze foto’s voor.
Wij publiceren de foto’s op onze website en deels op de sociale media.

Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
De ledenadministratie blijft staan in SOL, na beëindiging van het lidmaatschap in de categorie “oud-lid”. Wij bewaren de formulieren alleen zolang iemand actief lid is.
De gezondheidsformulieren worden vernietigd na afloop van het kamp.
De gegevens van de huurders bewaren we drie jaar na de huurdatum; daarna worden ze verwijderd.
De foto’s blijven in de fotoalbums op internet staan.

Hoe kunt je je persoonsgegevens opvragen, veranderen of wissen?
Je kan je gegevens in SOL altijd zelf inzien en aanpassen (via www.scouting.nl). Natuurlijk mag je het ook altijd vragen aan de ledenadministratie.
Foto’s worden verwijderd als iemand daar een verzoek voor indient bij het bestuur of de webmasters.

Heb je vragen?
Mocht je nog vragen hebben, neem dan contact op met het bestuur (bestuur@opv-schoonoord.nl)

Laatste update: 25 januari 2018